Nukta 10 Muhimu za Business Plan Iliyo Bora: Jinsi ya Kuandika Mpango Unaoaminika na Benki
Business plan nyingi hukataliwa si kwa sababu wazo ni baya, bali kwa sababu mpango hauko wazi, una matumaini makubwa mno au unakosa namba ambazo mkopeshaji anazihitaji. Hizi ndizo nukta 10 za kurekebisha hilo.
Kama hujui unakokwenda, ni vigumu sana kufika mwisho wa safari yako. Hii ndiyo sababu kuu ya kila biashara kuhitaji business plan. Business plan ni ramani au mwongozo ulio wazi na wenye ushawishi, unaoonyesha ubora wa biashara yako na unaoweza kuwashawishi wakopeshaji na wawekezaji kukuunga mkono.
Niliandika makala hii kwa mara ya kwanza mwaka 2019. Nukta zake zilitokana awali na mapendekezo ya jarida la Forbes kuhusu business plan bora. Leo nimeiboresha kwa uzoefu wangu kama mshauri wa biashara na kwa mazingira halisi ya biashara Tanzania, ikiwa ni pamoja na mfano wa namba unaoweza kuufuatilia.
Katika makala hii tutatumia mfano wa Upendo Bakery, bekari ya kubuni ambayo Grace anapanga kuifungua Sinza, Dar es Salaam, kwa mkopo wa benki wa TSh milioni 10. (Ni mfano wa kubuni, lakini namba zake zimejengwa kama za biashara halisi.)
1. Taarifa Muhimu za Jalada na Ukurasa wa Yaliyomo
Jalada linapaswa kubeba taarifa za msingi: jina la biashara, anwani, namba za simu, WhatsApp na barua pepe, majina na mawasiliano ya wamiliki wote, pamoja na tarehe ya mpango. Ukurasa wa yaliyomo uorodheshe kila sehemu na namba yake ya ukurasa.
Urefu sahihi: kwa mikopo mingi ya benki, kurasa 15 hadi 25 pamoja na viambatisho zinatosha. Miradi mikubwa inaweza kufikia kurasa 30 hadi 40. Mpango mrefu si mpango bora: wasomaji wengi wana muda mfupi.
2. Muhtasari wa Kiutekelezaji (Executive Summary)
Hili ni eneo linalobeba taarifa zote muhimu za business plan yako kwa ufupi, kwa kawaida kwenye kurasa zisizozidi mbili. Anza kwa kuonyesha thamani ya biashara yako kwa wateja (value proposition). Eleza biashara yako inafanya nini, inatarajia kupata fedha vipi, na kwa nini wateja watapenda kununua bidhaa au huduma yako. Kama unaomba fedha, taja kiasi unachohitaji, utakavyokitumia na utakavyokirejesha.
Unahitaji kuwa na picha kamili ya biashara kabla ya kujua kipi kiingie kwenye muhtasari. Ndiyo maana muhtasari wa kiutekelezaji huandikwa mwisho, baada ya sehemu nyingine zote kukamilika, ingawa unaonekana mwanzoni.
3. Fursa za Soko
Eleza kwa ufasaha wateja wako watarajiwa ni akina nani, wako wapi, wananunua nini sasa na wanalipa kiasi gani. Jibu maswali haya: soko lako lina ukubwa gani? Linakua kwa kasi gani? Kuna fursa na vitisho gani, na umejipangaje kukabiliana navyo?
Usiseme "kila mtu anahitaji bidhaa yangu" wala "nitapata 1% ya Watanzania". Kadiria soko lako kutoka chini kwenda juu, ukionyesha kila hatua:
| Upendo Bakery: makadirio ya soko | Takwimu |
|---|---|
| Kaya zilizo ndani ya km 2 kutoka bekari | 20,000 |
| Sehemu inayonunua mkate mara kwa mara (utafiti wa kaya 60) | 60% |
| Wastani wa mikate kwa kaya kwa wiki | 4 |
| Soko la mikate la eneo hilo kwa siku | takriban 6,860 |
| Lengo la Grace (mikate 150 kwa siku) kama sehemu ya soko | takriban 2.2% |
Taarifa za soko zinapatikana kwenye vyanzo kama Ofisi ya Taifa ya Takwimu (NBS) na Sensa ya Watu na Makazi ya 2022, ofisi za kata na mtaa, mamlaka za usimamizi za sekta, TRA, vyama vya biashara kama TCCIA, na utafiti wako mwenyewe kwa wateja. Weka vyanzo vya taarifa zako, ili uweze kuthibitisha madai yako na kuboresha mpango wako baadaye.
4. Uchambuzi wa Tasnia na Washindani (Industry Analysis)
Usifanye kosa la kudhani biashara yako ni ya kipekee. Fanya uchambuzi wa kina wa unaoshindana nao: ni akina nani? Wanauza nini, kwa bei gani? Wanamiliki sehemu gani ya soko? Kwa nini wateja watachagua bidhaa yako na kuacha zao? Ni vikwazo gani utakumbana navyo kuingia sokoni?
Wahusishe pia washindani wasio wa moja kwa moja: wanaouza bidhaa zinazofanana leo katika soko tofauti, au wanaokidhi hitaji lilelile kwa njia nyingine. Kesho wanaweza kuamua kukukabili kwenye soko ulilojichagulia. Malizia kwa jedwali fupi la SWOT (uimara, udhaifu, fursa na vitisho).
5. Mpango wa Masoko na Mauzo
Hiki ndicho kipengele ambacho mipango mingi inakisahau. Bidhaa nzuri isiyojulikana haiuziki. Eleza bei zako na zilivyopangwa, njia za mauzo (duka, usambazaji, mawakala, WhatsApp, mitandao ya kijamii, mikataba na taasisi), shughuli za matangazo na bajeti yake, na malengo ya mauzo ya kila mwezi. Malengo hayo lazima yalingane na namba za mpango wako wa fedha.
6. Timu ya Watendaji
Kumbuka kuwa utekelezaji ni muhimu sawa na wazo lenyewe. Ndiyo maana wakopeshaji na wawekezaji huangalia kwa umakini mkubwa timu uliyonayo. Weka wasifu mfupi wa kila mhusika muhimu, ukionyesha ujuzi, elimu, uzoefu na mafanikio yanayohusiana na biashara hii. Kama ni ubia, eleza kwa nini ulichagua wabia wako; kama ni kampuni, onyesha muundo wake. Taja pia mapengo ya ujuzi na jinsi utakavyoyaziba. Weka CV kamili kwenye viambatisho.
7. Mpango wa Utekelezaji (Operational Plan)
Eneo hili linaeleza biashara itakavyofanya kazi kila siku: mahali na jengo, vifaa, mchakato wa uzalishaji au huduma, saa za kazi na uwezo, vyanzo vya mapato (mauzo ya bidhaa, huduma, tozo mbalimbali) na gharama za uendeshaji (mishahara, kodi ya pango, malighafi, matengenezo). Taja wagavi wako muhimu na washirika wa usambazaji, pamoja na mbadala wao.
Eleza pia dhana muhimu (assumptions) ambazo mpango wako unazitegemea na kwa nini zina mantiki, pamoja na leseni na usajili unaohitajika: BRELA, TIN ya TRA, leseni ya biashara na vibali vya kisekta.
8. Utendaji wa Kifedha na Makisio (Financial Plan)
Kama biashara yako tayari inaendelea, weka walau taarifa za fedha za miezi 12 iliyopita: taarifa ya mapato na matumizi (income statement), mizania (balance sheet) na mtiririko wa fedha (cash flow statement). Kwa kila mpango, weka makisio ya angalau miaka mitatu, mtiririko wa fedha wa miezi 12 na uchambuzi wa kurudisha gharama (break-even).
| Upendo Bakery: namba muhimu | TSh |
|---|---|
| Mauzo ya mwezi kwa uwezo kamili | 14,820,000 |
| Gharama za kudumu kwa mwezi (pamoja na mshahara wa mmiliki) | 4,050,000 |
| Rejesho la mkopo kwa mwezi (TSh 10m, miezi 24, 20% kwa mwaka) | 508,958 |
| Mauzo ya kurudisha gharama zote na mkopo, kwa mwezi | 10,563,439 |
| Kurudisha gharama kama asilimia ya uwezo kamili | 71% |
Yaweke makisio yako kwenye kipimo (stress test). Usisubiri janga ndipo ujue biashara yako inavyostahimili. Onyesha hali tatu: nzuri, ya kawaida na mbaya. Kwa Upendo, mauzo yakishuka 30% wakati bei ya unga inapanda 10%, bekari inapoteza takriban TSh 874,000 kwa mwezi, na akiba yake ya TSh milioni 4 ingedumu takriban miezi minne na nusu. Andika pia hatua utakazochukua ikitokea hivyo.
Somo kubwa: bekari inapoteza fedha taslimu katika miezi mitatu ya kwanza wakati mauzo bado yanakua. Bila akiba ya mtaji wa kuendeshea, ingeishiwa fedha mwezi wa kwanza kabisa, ingawa inaanza kulipa gharama zote mwezi wa nne. Ndiyo maana mtiririko wa fedha ndio ukurasa ambao benki huusoma kwa makini zaidi.
9. Vyanzo vya Fedha na Matumizi Yake
Kama unaomba fedha, wakopeshaji na wawekezaji watataka kujua utazitumiaje na kwa nini. Weka jedwali moja la vyanzo na matumizi, ambalo jumla zake zinalingana. Grace anahitaji TSh 21,250,000 (gharama za kuanzia TSh 17,250,000 pamoja na akiba ya TSh 4,000,000); yeye na familia yake wanachangia TSh 11,250,000, na anaomba mkopo wa TSh 10,000,000.
Wajasiriamali wengi wanasahau kuwa gharama za kuanzisha biashara zinaweza kuwa kubwa: kodi ya pango na amana, vifaa, samani, nembo, leseni na malighafi za kuanzia. Kusanya nukuu halisi za bei kabla ya kuomba fedha.
10. Viambatisho
Business plan nzuri huonyesha mambo ya msingi haraka, lakini ushahidi wake uko kwenye viambatisho: wasifu wa wamiliki na watendaji, historia ya mikopo, matokeo ya tafiti za soko, michoro ya majengo na mitambo, nakala za mikataba, vyeti vya usajili, leseni na hati miliki, barua za wateja watarajiwa na makubaliano na wabia wa kibiashara.
Makosa 5 Yanayoangusha Business Plan Nyingi
- "Hatuna washindani." Kila biashara ina washindani au mbadala.
- Kusahau mshahara wa mmiliki. Unafanya faida ionekane kubwa kuliko ilivyo.
- Kutokuwa na akiba ya mtaji wa kuendeshea. Biashara inaishiwa fedha kabla mauzo hayajakua.
- Mauzo yanayoanzia 100% siku ya kwanza. Onyesha ukuaji unaowezekana kihalisia.
- Namba zisizolingana. Malengo ya masoko, idadi ya wafanyakazi na mpango wa fedha lazima vilingane.
📘 Pata Mwongozo Kamili na Zana 9 za Kutumia Moja kwa Moja
Makala hii inakuonyesha nukta 10. Kit ya Andika Business Plan Inayoaminika na Benki na Wawekezaji inakupitisha hatua kwa hatua hadi mpango wako ukamilike: mwongozo wa kurasa 55 kwa Kiswahili wenye sura 16, mfano kamili wa Upendo Bakery, "C tano" ambazo benki hutumia kupima mikopo, na mpango wa siku 30 wa kukamilisha business plan yako.
Pamoja na zana 9: Kiolezo cha Business Plan chenye vipengele vyote 13, business plan ya ukurasa mmoja, dodoso la wateja na kikokotoo cha soko, uchambuzi wa washindani na SWOT, mpango wa masoko, wasifu wa timu, rejista ya hatari, orodha ya ukaguzi wa mwisho, na Kikokotoo cha Fedha cha Excel chenye kurasa 7 (gharama za kuanzia, mkopo, mtiririko wa fedha wa miezi 12, faida na hasara ya miaka 3, break-even na stress test).
Jinsi ya kuipata:
- Bofya payhip.com/b/ub1YR
- Bonyeza "Buy Now" na ukamilishe malipo
- Pakua mwongozo wa PDF, zana 8 za Word na Kikokotoo cha Excel papo hapo
Bei yake ni $15. Mpango mmoja mzuri unaweza kuwa tofauti kati ya "hapana" na "ndiyo" kutoka benki.
Unapendelea Kiingereza? Pata toleo la Kiingereza: Write a Business Plan That Banks and Investors Take Seriously
Unapanga kukuza biashara iliyopo? Biashara Inayozaa Biashara
Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara
Business plan ni nini?
Ni ramani iliyoandikwa inayoeleza biashara yako inafanya nini, kwa ajili ya wateja gani, itashindanaje, itaendeshwaje, inahitaji fedha kiasi gani na itapata faida vipi. Inakusaidia kupima wazo lako, kuwashawishi wakopeshaji na wawekezaji, na kuongoza maamuzi yako baada ya kufungua.
Business plan inapaswa kuwa na kurasa ngapi?
Kwa mikopo mingi ya benki, takriban kurasa 15 hadi 25 pamoja na viambatisho. Mpango wa ukurasa mmoja unafaa kupima wazo. Miradi mikubwa inaweza kufikia kurasa 30 hadi 40.
Benki huangalia nini kwenye business plan?
Benki nyingi hupima tabia na uaminifu wako, uwezo wa biashara kurejesha kutoka mtiririko wake wa fedha, mtaji wako mwenyewe, dhamana, na mazingira ya soko pamoja na matumizi ya fedha. Mtiririko wa fedha wa miezi 12 husomwa kwa makini zaidi.
Ni sehemu gani ya business plan inaandikwa mwisho?
Muhtasari wa kiutekelezaji. Unaonekana mwanzoni lakini unaandikwa mwisho, baada ya sehemu nyingine zote kukamilika.
Ninaweza kupata wapi kiolezo cha business plan kwa Kiswahili?
Kit ya Andika Business Plan Inayoaminika na Benki na Wawekezaji ina mwongozo wa kurasa 55 kwa Kiswahili, zana 8 za Word na Kikokotoo cha Fedha cha Excel. Inapatikana Payhip kwa Kiswahili na Kiingereza.
Neno la Mwisho
Business plan yako haipaswi kuwa kamilifu. Inapaswa kuwa ya kweli, iliyo wazi na iliyokamilika. Anza na sehemu moja leo, na ndani ya mwezi mmoja utakuwa na mpango unaoweza kuuwasilisha kwa kujiamini.
Unahitaji msaada wa kuandika au kupitia business plan yako? Wellbiz Solutions huandaa business plan kwa ajili ya mikopo, wawekezaji, zabuni na usajili wa uwekezaji. Piga simu au WhatsApp: +255 754 281 131 / +255 655 281 131
Umeona makala hii ina manufaa? Mshirikishe mjasiriamali anayejiandaa kuomba mkopo.
Jiunge na mazungumzo