Usiajiri kwa Kubahatisha: Makosa 7 ya Kuajiri na Hatua 7 za Kumpata Mfanyakazi Sahihi
CV ilionekana kamili. Usaili ulikuwa wa kirafiki. Miezi minne baadaye, hasara ilikuwa imeshatokea. Hii ndiyo sababu kuajiri huenda kombo, gharama yake halisi, na mchakato rahisi ambao kila mwajiri anaweza kuufuata
Bw. Hamisi anaendesha biashara inayokua ya vifaa vya ujenzi jijini Mwanza. Mhasibu wake alikuwa ameacha kazi, mwisho wa mwaka wa hesabu ulikuwa unakaribia, na alihitaji mtu haraka.
Binamu yake alimpendekeza kijana mwenye shahada nzuri ya uhasibu. Vyeti vilivutia. Usaili ulikuwa mfupi na wa kirafiki: walizungumza kuhusu familia, mpira wa miguu na mipango ya kijana huyo. Bw. Hamisi alimpenda. Alianza kazi Jumatatu iliyofuata.
Miezi minne baadaye, ankara za wasambazaji zilikuwa zimelipwa mara mbili. Kumbukumbu za stoo hazikulingana na bidhaa zilizokuwa kwenye rafu. Ritani ya kodi iliwasilishwa kwa kuchelewa, na faini juu yake. Wauzaji wawili bora dukani walilalamika kwamba mhasibu mpya alikuwa na dharau, na mmoja wao alikuwa tayari ameanza kutafuta kazi mahali pengine.
Bw. Hamisi alipomwachisha kazi hatimaye, alijiuliza swali ambalo kila mwajiri hujiuliza wakati umeshapita: "Ilikuwaje sikuliona hili mapema?"
Jibu la kweli: hakuwahi kuangalia. Aliajiri kwa kuangalia vyeti, pendekezo la ndugu na mazungumzo mazuri. Hakuna kati ya hayo kinachokuambia kama mtu anaweza kweli kuifanya kazi, au atakavyokuwa na tabia gani akishaipata. (Bw. Hamisi ni mfano wa kubuni, lakini hadithi yake itasikika kuwa ya kawaida kwa waajiri wengi.)
Kuajiri Mtu Mmoja Asiye Sahihi Kunagharimu Kiasi Gani Hasa?
Bw. Hamisi alimlipa mhasibu wake TSh 900,000 kwa mwezi. Alikaa miezi mitano. Hivi ndivyo uamuzi huo mmoja ulivyomgharimu:
| Gharama | Maelezo | TSh |
|---|---|---|
| Kuajiri | Matangazo na muda wa usaili | 250,000 |
| Mshahara uliopotea | Mshahara wa miezi 5 kwa tija ya takriban 40% | 2,700,000 |
| Makosa na faini | Malipo yaliyorudiwa, faini ya kuchelewa, upotevu wa bidhaa | 1,800,000 |
| Muda wa msimamizi | Mmiliki akikagua na kusahihisha kazi | 500,000 |
| Wateja waliopotea | Mkandarasi mkubwa alihamisha akaunti yake | 1,200,000 |
| Kuajiri upya | Awamu ya pili ya kuajiri | 350,000 |
| Jumla | 6,800,000 |
Kuajiri mtu mmoja asiye sahihi kuligharimu TSh milioni 6.8, zaidi ya mishahara ya miezi saba ya mhasibu huyo. Mchakato wa kuajiri wenyewe uligharimu TSh 250,000 tu. Kuongeza umakini kidogo katika hatua ile kungeokoa mamilioni.
Hili linaendana na tafiti pana: Gallup inakadiria kuwa kuziba nafasi ya mfanyakazi kunagharimu kati ya nusu na mara mbili ya mshahara wake wa mwaka. Kuajiri vibaya mara nyingi hugharimu zaidi, kwa sababu unalipa mara mbili: mara moja kwa mtu asiye sahihi, na tena kumtafuta aliye sahihi.
Mitego 7 Inayosababisha Makosa Mengi ya Kuajiri
Makosa ya kuajiri mara chache huwa bahati mbaya. Hufuata mifumo ileile tena na tena:
- Kuajiri cheti badala ya mtu. Shahada inaonyesha mtu alifaulu mitihani. Haionyeshi kama anaweza kufanya kazi hii, akihudumia wateja wako.
- Kuajiri ndugu na marafiki bila kuwapima kwa haki. Pendekezo la mtu unayemwamini lina thamani. Kuruka ukaguzi wa kawaida kwa sababu ya uhusiano hakuna thamani.
- Kuajiri kwa haraka. "Tunahitaji mtu kufikia Jumatatu" ndiyo njia ya kawaida zaidi ya kuajiri vibaya. Wiki unazookoa unazipoteza mara nyingi zaidi.
- Usaili wa mazungumzo matamu. Kuwa hodari kwenye usaili si sawa na kuwa hodari kazini. Bila maswali yenye mpangilio, unapima haiba, si uwezo.
- Kutojua hasa unachohitaji. Kama huwezi kuandika kazi tano muhimu zaidi za nafasi hiyo, huwezi kupima nani anaweza kuzifanya.
- Kuipamba kazi kupita kiasi. Ukiahidi kupanda cheo haraka au saa rahisi kuliko kazi inavyotoa kweli, mfanyakazi mpya ataondoka mara tu atakapogundua ukweli.
- Kuruka kuwahoji wadhamini. Simu mbili zinachukua dakika 30. Ni moja ya hatua zenye nguvu zaidi katika kuajiri, na ndiyo inayorukwa mara nyingi zaidi.
Kila mmoja wa mitego hii uko ndani ya uwezo wako. Huhitaji bajeti kubwa wala idara ya rasilimali watu, unahitaji tu mchakato ulio wazi, unaotumika kwa namna ileile kila mara.
Hatua 7 za Kumpata Mfanyakazi Sahihi Mara ya Kwanza
Hatua ya 1: Ieleze kazi kabla ya kutangaza
Jibu maswali matano kwenye ukurasa mmoja: Kazi hii ipo kwa ajili ya nini? Kazi zake tano muhimu zaidi ni zipi? "Kuifanya vizuri" kunaonekanaje baada ya miezi sita? Mtu huyu atafanya kazi na nani? Ni nini kinachoifanya kazi hii kuwa ngumu? Kisha tenganisha vigezo vya lazima (mtu hawezi kufanya kazi bila hivyo) na vigezo vya ziada (vinasaidia, lakini vinaweza kujifunzwa). Vigezo vya lazima visizidi vinne au vitano.
Hatua ya 2: Andika tangazo la kweli
Tangazo zuri linawavutia watu unaowataka na kwa upole linawakatisha tamaa wale usiowataka. Eleza mtu atafanya nini, kwa nini mtu angependa kufanya kazi kwako, unachohitaji, na kinachoifanya kazi kuwa ngumu ("Jumamosi na mwisho wa mwezi wenye shughuli nyingi"). Ongeza agizo moja dogo, kama: "Katika ujumbe wako, tueleze kwa sentensi tatu kuhusu wakati ulipomhudumia mteja aliyekasirika." Waombaji wanaolipuuza wamekuonyesha jinsi wanavyofuata maelekezo. Waombe pia wafanyakazi wako bora wakupendekezee watu: watu wazuri mara nyingi wanawajua watu wazuri.
Hatua ya 3: Chuja kwa haki, kisha piga simu ya dakika 15
Chuja kila CV kwa kutumia vigezo vilevile vya lazima: Ndiyo, Labda au Hapana. Kisha wapigie simu wagombea wenye nguvu zaidi. Dakika kumi na tano zinatosha kuthibitisha kwamba wanaielewa kazi, wanaweza kufanya kazi kwa saa na mahali husika, na matarajio yao ya mshahara yako ndani ya kiwango chako. Inakuokolea saa nyingi za usaili na watu ambao wasingeweza kukubali kazi hiyo kamwe.
Hatua ya 4: Uliza kuhusu yaliyopita, si ya kufikirika
Kanuni yenye manufaa zaidi katika usaili ni hii: kiashiria bora cha tabia ya baadaye ni tabia ya zamani. Badala ya kuuliza mtu angefanya nini, uliza alifanya nini. Muulize kila mgombea maswali yaleyale, na toa alama kwa kila jibu mara tu baada ya usaili, kabla ya kuzungumza na mtu anayefuata. (Tazama maswali 10 hapa chini.)
Hatua ya 5: Pima kazi kabla ya kuilipia
Usaili unakuonyesha jinsi mtu anavyoizungumzia kazi yake. Jaribio fupi la vitendo linakuonyesha jinsi anavyoifanya kweli:
| Aina ya kazi | Wazo la jaribio |
|---|---|
| Mauzo / duka | Igizo: wewe ni mteja mwenye tatizo au pingamizi |
| Ofisi / utawala | Kupanga seti ya nyaraka, kuandika barua au barua pepe fupi |
| Uhasibu | Kulinganisha taarifa fupi ya benki yenye makosa machache yaliyofichwa |
| Mwalimu | Kipindi cha maonyesho cha dakika 15 hadi 20 |
| Fundi / dereva | Kazi halisi chini ya usimamizi: kubaini hitilafu, au safari fupi yenye usimamizi |
Liwe fupi (dakika 15 hadi 60), la haki (kazi na maelekezo yaleyale kwa kila mtu), lenye usimamizi, na lisahihishwe kwa mwongozo ulioandikwa kabla ya jaribio.
Hatua ya 6: Wapigie simu angalau wadhamini wawili
Wasimamizi wa moja kwa moja wa zamani ndio wadhamini wenye thamani zaidi: walimwona mgombea akifanya kazi siku baada ya siku. Omba mifano mahususi, si maoni ya jumla. Na daima uliza swali muhimu kuliko yote: "Kama ungepata nafasi, ungemwajiri tena?" "Ndiyo, bila shaka" ya haraka ni tofauti sana na "Aah… ndiyo, nadhani hivyo." Hakiki pia vyeti muhimu, hasa kwa nafasi zinazohusu fedha, watoto au usalama.
Hatua ya 7: Toa ofa, na hitimisha vizuri
Mpigie simu mgombea uliyemchagua kwanza, kisha thibitisha kwa maandishi siku hiyohiyo: cheo, mshahara, tarehe ya kuanza, saa za kazi na kipindi cha majaribio. Mpe kila mfanyakazi mkataba wa maandishi. Tumia kipindi cha majaribio kikamilifu, kwa malengo yaliyo wazi na mrejesho wa mara kwa mara. Na mtumie jibu fupi la heshima kila mgombea uliyemsaili lakini hukumchagua. Watu huzungumza, na mgombea uliyemkataa leo anaweza kuwa mteja wako kesho.
Maswali 10 ya Usaili Yanayofichua Ukweli
Maswali haya ya tabia yanafaa karibu kila aina ya kazi. Chagua machache, muulize kila mgombea yaleyale, na sikiliza majina, namba na maelezo halisi:
- Nieleze kuhusu wakati ambapo ulikosea kazini. Ulichukua hatua gani?
- Nieleze kuhusu wakati ambapo mtu alikuomba ufanye jambo uliloona si sahihi. Ulifanya nini?
- Nieleze kuhusu wakati ambapo ulipewa pesa, chenji au bidhaa zaidi ya ulivyostahili. Nini kilitokea?
- Nieleze kuhusu wakati ambapo ulilazimika kumpa bosi wako habari mbaya. Ulifanyaje?
- Nieleze kuhusu wiki ngumu zaidi ya kazi uliyowahi kuwa nayo. Uliimudu vipi?
- Nieleze kuhusu wakati ambapo ulitofautiana na mfanyakazi mwenzako. Iliishaje?
- Nieleze kuhusu wakati ambapo ulikosolewa kwa namna ambayo hukukubaliana nayo. Ulifanya nini?
- Nieleze kuhusu jambo jipya ulilolazimika kujifunza haraka kwa ajili ya kazi. Ulijifunzaje?
- Kwa nini unaondoka (au kwa nini uliondoka) kwenye kazi yako ya mwisho?
- Msimamizi wako wa mwisho angesema ni jambo gani moja unalohitaji kuliboresha?
Jibu la kwanza huwa limepambwa kila mara. Ukweli hujitokeza kwenye maswali ya kufuatilia: "Wewe mwenyewe ulifanya nini hasa?", "Mwisho wake ulikuwa nini?" na "Ukiangalia nyuma, ungefanya nini tofauti?" Wagombea wazuri hujitathmini kwa uaminifu. Wagombea dhaifu huwalaumu wengine.
Unaendesha Biashara Ndogo? Hili Ndilo Toleo Fupi
Huhitaji kila hatua kwa ukubwa wake kamili, lakini unazihitaji kanuni hizi kuliko mtu yeyote, kwa sababu kuajiri vibaya mara moja kunaweza kuiumiza biashara ndogo vibaya sana. Andika kazi tano muhimu (dakika 30). Waombe wafanyakazi na wateja unaowaamini wakupendekezee watu (saa 1). Wapigie simu ya dakika 10 watano au sita bora (saa 1). Wasaili wawili au watatu bora kwa maswali machache ya tabia na kazi fupi ya vitendo (saa 2 hadi 3). Wapigie wadhamini wawili na toa ofa kwa maandishi (saa 1).
Hizo ni takriban saa sita za muda wako, kwa uamuzi utakaoathiri biashara yako kwa miaka mingi. Kanuni mbili hazibadiliki kamwe: usiruke jaribio la vitendo, na usiruke kuwapigia wadhamini, hasa kwa mtu yeyote atakayeshika fedha au bidhaa. Na watendee ndugu sawasawa na wengine wote: maswali yaleyale, jaribio lilelile, kiwango kilekile.
Kuajiri kwa haki pia ni sheria. Sheria za kazi za Tanzania zinakataza ubaguzi katika ajira, ikiwemo wakati wa kuajiri, kwa misingi kama jinsia, ujauzito, hali ya ndoa, dini, kabila, rangi, ulemavu au hali ya VVU. Usiulize kuhusu mipango ya kuoa, kuolewa au kupata watoto, na kamwe usimlazimishe mtu kupima VVU. Wapime watu kwa uwezo wao, tabia yao na kufaa kwao kwa kazi: ni haki zaidi, na inafanya kazi vizuri zaidi. (Makala hii ni ushauri wa vitendo, si ushauri wa kisheria.)
Nafasi ya Pili ya Bw. Hamisi
Bw. Hamisi alipohitaji kuajiri mhasibu tena, alifanya mambo kwa njia nyingine. Aliandika kile ambacho kazi ilihitaji kweli. Alikuwa mkweli kwenye tangazo kuhusu mwisho wa mwezi wenye shughuli nyingi. Aliwapigia simu waombaji sita bora, akawasaili wanne kwa maswali yaleyale, na akawapa watatu bora jaribio fupi: taarifa ya benki na daftari la fedha taslimu, vikiwa na makosa manne yaliyofichwa ndani yake.
Msichana mmoja mpole mwenye stashahada, si shahada, aliyapata makosa yote manne ndani ya dakika ishirini. Msimamizi wake wa zamani alisema bila kusita: "Ningemwajiri tena kesho." Miaka miwili baadaye, malipo kwa wasambazaji hayarudiwi tena, na ritani za kodi zinawasilishwa kwa wakati.
Tofauti haikuwa bahati. Ilikuwa mchakato.
📘 Pata Mwongozo Kamili wa Kuajiri, Pamoja na Zana 14 Tayari Kutumika
Makala hii imekupa mchakato. Mwongozo Usiajiri kwa Kubahatisha unakupa kila kitu unachohitaji kuutumia kwenye nafasi yako ijayo: sura 9 za vitendo zenye mifano ya Kitanzania, mchakato mfupi kwa biashara ndogo, na mpango wa siku 30 wa kuajiri.
Pamoja na zana 14 katika mafaili ya Word unayoweza kuhariri: kiolezo cha maelezo ya kazi, kadi ya vigezo vya kazi, kiolezo cha tangazo la kazi na mifano 3, fomu ya kuchuja CV, mwongozo wa usaili wa simu, kadi ya alama za usaili, orodha ya dalili za hatari, mwongozo wa majaribio ya vitendo, fomu ya kuwahoji wadhamini, barua ya ofa ya ajira, barua kwa wasiochaguliwa na orodha hakiki ya kuajiri. Pia utapata benki ya maswali 130 ya usaili kwa aina 8 za kazi na kikokotoo cha Excel cha gharama ya kuajiri mtu asiye sahihi.
Jinsi ya kupata nakala yako:
- Bonyeza payhip.com/b/JQrqR
- Bonyeza "Buy Now" na ukamilishe malipo
- Pakua papo hapo kitabu cha PDF chenye kurasa 83, zana 14 za Word na kikokotoo cha Excel
Bei yake ni dola 15. Linganisha na mamilioni ya shilingi ambayo kuajiri vibaya mara moja tu kunaweza kukugharimu. Huenda ukawa uamuzi nafuu zaidi wa kuajiri utakaoufanya mwaka huu.
👉 Pata mwongozo na zana 14 sasa
Unapendelea Kiingereza? Pata toleo la Kiingereza: Hire Right the First Time
Ukishampata mtu sahihi, mfanye abaki nawe: Wafanyakazi Bora Hawaondoki Bure
Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara
Kuajiri mtu asiye sahihi kunagharimu kiasi gani?
Zaidi sana ya mshahara wake. Ukijumlisha mshahara uliopotea, makosa, muda wa msimamizi, wateja wanaopotea na gharama ya kuajiri upya, mara nyingi gharama huzidi mishahara ya nusu mwaka. Gallup inakadiria kuwa kuziba nafasi ya mfanyakazi kunagharimu kati ya nusu na mara mbili ya mshahara wake wa mwaka.
Maswali ya tabia katika usaili ni yapi?
Ni maswali yanayomtaka mgombea aeleze matukio halisi ya kazi zake za nyuma, kwa mfano: "Nieleze kuhusu wakati ambapo ulikosea kazini. Ulichukua hatua gani?" Yanafanya kazi kwa sababu kiashiria bora cha tabia ya baadaye ni tabia ya zamani.
Niwahoji wadhamini wangapi kabla ya kuajiri?
Angalau wawili, hasa wasimamizi wake wa moja kwa moja wa zamani. Swali linalofichua mengi zaidi ni: "Kama ungepata nafasi, ungemwajiri tena?" Sikiliza kwa makini kusita kokote.
Je, biashara ndogo inaweza kufuata mchakato mzuri wa kuajiri?
Ndiyo. Toleo fupi (kueleza kazi, kutafuta wagombea, simu fupi ya kuchuja, usaili wenye mpangilio pamoja na jaribio la vitendo, na kuwapigia wadhamini wawili) linachukua takriban saa sita za muda wa mmiliki.
Ninaweza kupata wapi violezo tayari vya kuajiri na maswali ya usaili?
Mwongozo Usiajiri kwa Kubahatisha wa Juma Killaghai una zana 14 za Word zinazoweza kuhaririwa, benki ya maswali 130 ya usaili kwa aina 8 za kazi na kikokotoo cha Excel cha gharama ya kuajiri mtu asiye sahihi. Unapatikana Payhip kwa dola 15, kwa Kiswahili na Kiingereza.
Neno la Mwisho
Kuajiri vizuri si suala la kumpata mtu mkamilifu. Ni suala la kukusanya ushahidi wa kutosha, kwa njia ya haki na isiyobadilika, ili ufanye uamuzi mzuri kabla ya kusaini mkataba. Anza na nafasi yako ijayo: andika kazi, uliza kuhusu yaliyopita, pima kazi, na wapigie wadhamini. Usiajiri kwa kubahatisha.
Unahitaji msaada wa kuajiri, kuandaa maswali ya usaili au mafunzo kwa mameneja? Tupigie au tutumie WhatsApp: +255 754 281 131 / +255 655 281 131
Umeona makala hii ina manufaa? Mshirikishe mmiliki wa biashara au meneja anayekaribia kuajiri.
Chanzo: Gallup, "This Fixable Problem Costs U.S. Businesses $1 Trillion" (gallup.com/workplace).
Jiunge na mjadala